De briefing als "holy grail" voor je markting succes

Je hebt waanzinnig gave ideeën om je website te vernieuwen, maar hoe ga je te werk als je zelf niet die ervaren codeklopper bent? Uitbesteden is dan de enige optie. De vraag is hoe vind je nu het bureau dat aan al jouw wensen voldoet. De bekende zoektocht naar die speld in de hooiberg, of toch niet? Met behulp van een goede Request for information scheid je al snel het kaf van het koren onder de bureau’s. In dit artikel laat ik je zien hoe je dit aanpakt voor een nieuwe website.

Met een briefing geef je potentiële websitebouwers de achtergrond en context. Dit helpt hen om jou te begrijpen en schept de voorwaarden voor een succesvolle samenwerking. Het doel van deze briefing is te polsen in hoeverre er een match is met de benaderde bureau’s. Hiermee voorkom je dat je veel tijd verliest aan kansloze missies in de kennismakings- en beslissingsfase. Ik verstuur in eerste instantie de website briefing naar een vijftal partijen, waarbij ik streef om met drie partijen in gesprek te gaan.

Het loont genoeg tijd te stoppen in het schrijven van een briefing. Ook hier geldt voorkomen is beter dan genezen. Des te beter deze is opgesteld, hoe beter het uiteindelijke resultaat wordt. Maak de briefing niet alleen. Het in een vroeg stadium betrekken van alle stakeholders vergroot het draagvlak en project-succes. Hoe ziet de ideale Request for Information er nu uit?

De inleiding

Introduceer je bedrijf. Hoe en wanneer is de organisatie opgericht? Hoeveel werknemers en vestigingen zijn er? In welke markt ben je actief en sta ook stil bij de laatste ontwikkelingen en trends. Hoe gedraagt je doelgroep zich online en wat is het profiel van deze groep?

Waarschijnlijk heb je al een website. Wanneer is deze gemaakt, hoeveel bezoekers krijg je maandelijks, hoe is het gedrag van hen en wat is de bounce rate, zijn vragen waar jij in de RFI een antwoord op geeft. Deze informatie kan je vinden in je analytics tool, zoals Google Analytics. Vertel ook je ervaring met het beheer van je website en de relatie met het huidige bureau.

Ga ook dieper in op je content. Wat is het onderscheidend vermogen van jouw organisatie? Waarom kopen klanten bij jouw organisatie? Staat dit al goed zichtbaar op de site? Vermeld niet alleen wat goed is, laat ook de verbeterpunten zien. Feedback van bezoekers, bijvoorbeeld via Hotjar, is hierbij zeer waardevol. In een later stadium gaan we dieper in hoe jij een en ander precies voor je ziet.

Geef ook inzicht in de doelstellingen en ambities. Wat is de stip op de horizon? Wat wil je bereiken met je organisatie en welke rol speelt online hierbij. Een no brainer, maar maak je doelstellingen SMART.

Uitgangspunten & Randvoorwaarden

Communiceer duidelijk vooraf de spelregels. Wat zijn de kaders waarbinnen de websitebouwer moet blijven? Heb je bijvoorbeeld een huisstijl, dan is het logisch dat deze ook wordt overgenomen in de nieuwe site. Vertel daarbij wat jouw ideeën zijn over het beheer van de content en de site. Wie mag content plaatsen of instellingen aanpassen? Zijn er meerdere rollen – niveau’s in het beheer aan te brengen?

Snelheid is belangrijk om je bezoeker niet te verliezen. Jij loopt het gevaar dat, als je website niet in een split second laadt, je lead zo op de website van je concurrent zit. Dit geldt ook voor Google, die gek is op snelle websites en deze een hogere ranking geeft. Naast snelheid vindt Google het belangrijk dat websites mobiel zijn. Sterker, vanaf 2020 indexeert Google alleen nog maar mobiele websites. Nu ik het hier toch over heb. Hoe belangrijk is online vindbaarheid? Wie zorgt ervoor dat jouw website gevonden wordt in Google? Kijk hierbij ook naar de totale online marketingactiviteiten. Wil je dit in eigen beheer doen of besteed je het liever uit?

Eerder heb je al inzicht gegeven in de bezoekers en hun gedrag. Hierdoor weet je ook wel browsers door je doelgroep wordt gebruikt. Stel dit als een voorwaarde. Geef ook aan hoe belangrijk het is dat de website op alle browsers er hetzelfde uitziet. Sta ook stil bij de beveiliging van je website. Waar liggen de gevoelige punten en hoe zie jij het voor je.

Tot slot het beheer, onderhoud en support. Wie voert het technische onderhoud aan je website uit, borgt de veiligheid, snelheid en het optimaliseren van de functionaliteiten. Wil je hierbij ontzorgt worden of pak je deze werkzaamheden zelf op?

Eisen & Wensen

Wat zijn de eisen en wensen van je nieuwe site. Denk hierbij aan meertaligheid, maar ook aan toegankelijkheid voor gebruikers met een beperking. Wat is de bedoeling van de “oude” content? Naar alle waarschijnlijkheid wil je deze migreren naar de nieuwe omgeving. Hetzelfde geldt voor koppelingen met andere systemen. Welke wil je terugzien en welke vervang je of neem je afscheid van. Laat je websitebouwer vast nadenken over deze integraties.

Terugkoppeling briefing

Je verstuurt je Request for Information naar een vijftal internetbureau’s. Hierbij wil je een goed vergelijk kunnen maken. Het helpt als de antwoorden dan vergelijkbaar zijn qua structuur en inhoud. Maak dit vooraf duidelijk, zodat het je aan het einde van de rit tijd scheelt bij de evaluatie.

Om het keuzeproces voorspoedig te laten verlopen is het raadzaam in de RFI de locatie en tijdslot voor de verdere kennismaking op te nemen. Ik neem hier altijd wel het voorbehoud op dat op basis van de RFI-beantwoording er een eerste schifting wordt gemaakt. In de praktijk maak ik met drie partijen kennis.

Planning

De bureau’s steken tijd en energie steken in jouw RFI en de presentatie daarvan. Vanuit goed partnership is het wel zo netjes om hen te laten weten waar men aan toe is. Geef aan hoeveel bureau’s de website-briefing verstuurd is, hoeveel er doorgaan naar de kennismaking, maar laat ook weten wat de selectiecriteria en wegingsfactoren zijn. Niet al je wensen en eisen zijn even belangrijk. Laat de bureau’s ook weten welke projectplanning jij wilt hanteren. Welke mijlpalen zijn er en wanneer moet de nieuwe website worden opgeleverd?

Budget

Vanuit goed partnership geef je ook een budgetindicatie. Het spreekt voor zich dat je geen Ferrari kunt kopen voor het budget van een Mini. Maak hierbij een onderscheid tussen de aanschaf en het reguliere onderhoud. Sta kort stil bij de budgeteigenaar. Is hij de persoon die beslist of zijn er meerdere personen betrokken bij dit project. Zo ja, wat zijn dan hun rollen en eventuele bevoegdheden.

Tot slot

Jij hebt veel tijd gestoken in het opstellen van de RFI. Alles gecheckt en duidelijk, of toch niet? Ga ervan uit dat de bureau’s na het lezen van de RFI vragen hebben. Geef ze hiervoor de ruimte. Deel je contactgegevens en geef ze idealiter al een uniek tijdslot om telefonisch af te stemmen. Het wel of niet gebruiken van dit moment geeft al een goede indicatie van hun werkwijze.

Mocht je ondanks deze tips hulp nodig hebben bij het schrijven van een Request for Information neem dan contact met me op. Ik help je graag bij het maken van een goede briefing, waardoor jij een kick start realiseert.